CASE STUDY „LGI Logistics Group International GmbH“

LGI führt jährliche Sicherheitsbegehungen an verschiedenen Standorten durch. Mit der strukturierten Sammlung von Daten während dieser Begehungen können Gefährdungsanalysen erstellt und wiederkehrende Prozesse automatisiert werden.

Um diese Gefährdungsanalysen optimal durchführen zu können, eine einheitliche Verarbeitung der gesammelten Daten zu ermöglichen und detaillierte Auswertungen zu erhalten, eignet sich der Einsatz verschiedener Microsoft Power-Plattform-Elemente wie Power Apps, Power BI sowie Power Automate.

Zusätzlich möchte LGI einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung sowie Verbesserung der Nachhaltigkeit gehen und eine app-gestützte Tauschbörse bereitstellen, um nicht mehr genutzte Produkte zum Kauf und Verkauf innerhalb der LGI Gruppe bereitzustellen.

LGI beauftragte die IT-Beratung Datalytics mit der Konzeption von Architekturen, den App- sowie BI-Entwicklungen und dem Coaching als Microsoft Power Plattform Experten.

Mitarbeiter können in die entwickelte Gefährdungsanalyse-App von allen Standorten des Unternehmens aus, die Daten, die sie während den jährlichen Sicherheitsbegehungen sammeln, eintragen. Um die Nutzung der App für die Mitarbeiter zu erleichtern, wurden Vorlagen entwickelt, die den Benutzern in der App zur Verfügung stehen. Außerdem können Benutzern Rollen sowie Rechte zugewiesen werden. Am Ende steht ein Ergebnisbericht, der alle Informationen, die in die App eingegeben wurden, noch einmal darstellt. Bei defekten Teilen können Fotos über die App aufgenommen und dort gespeichert werden. Außerdem ist es möglich, das Dokumentenmanagement über die App zu regeln. Die Aufgaben der Mitarbeiter können mithilfe der App nachverfolgt und auch Standortverantwortliche können festgelegt werden.

Durch die Equipment-Börsen-Apps können Mitarbeiter von LGI nun zum einen alte Produkte, die sie nicht mehr gebrauchen können, wie beispielsweise Büromöbel, IT-Equipment, Maschinen und Geräte oder Regale zum Verkauf in der App anbieten. Interessenten wiederum können nach bestimmtem Equipment, das sie benötigen, suchen, mit dem Verkäufer in Kontakt treten und über die App den Kauf eines Produktes abwickeln.

Das Team der Datalytics GmbH hat mit Plan C gemeinsam für die Realisierung der Gefährdungsanalyse-App und Equipmentbörsen-App eine passgenaue IT-Architektur erstellt. Im Anschluss wurden die Apps in kurzen, iterativen Entwicklungszyklen zusammen mit den Endanwendern entwickelt. Dabei konnte frühzeitig mit den Anwendern unter Realbedingungen getestet werden, um weitere Erkenntnisse für die Nutzung der App zu gewinnen und das Nutzererlebnis zu optimieren.

Als Basis der Apps dienen SharePoint Listen, welche Daten enthalten, die für bestimmte Personen bzw. Gruppen freigegeben werden können. Die Apps sind über ein Smartphone oder Tablet einfach aufrufbar. Durch die Verbindung der Power Apps mit Power Automate, können die einzelnen, wiederkehrenden Aufgaben, wie das Zurückmelden der eingegebenen Daten, automatisiert werden.

• Zeitersparnis beim Erstellen und Bearbeiten der detaillierten Gefährdungsanalyse
• Automatische Verteilung der Aufgaben an die entsprechenden Personen
• Risikobewertung und Gefährdungsbeurteilungsübersicht
• Möglichkeit, die Gefährdungsanalyse online und offline durchzuführen
• Zugriff auf Archiv der Gefährdungsanalysen-Dokumente
• Einbindung von Bildern in die Beurteilung für eine bessere Dokumentation
• Möglichkeit, digitale Dokumente zu signieren
• Wiederverwendbare und standortspezifische Vorlagen
• Keine zusätzlichen Lizenzkosten und gewohnte Benutzeroberfläche
• Geringer Einführungsaufwand und Reduktion des Aufwands für den Rollout an unterschiedlichen Standorten

• Bedarfsgerechte Nutzung bestehenden Equipments an unterschiedlichen Standorten
• Digitalisierung und Automatisierung von Angebot und Nachfrage über eine Plattform
• Reduzierung der Ressourcenverschwendung und Förderung von Nachhaltigkeit