CASE STUDY „HISPI Hilfe bei der sprachlichen Integration“

Sachspendenregistrierungstool

CASE STUDY

Kunde: HISPI
Land: Deutschland
Branche: Social Projects

Hispi ist eine gemeinnützige Organisation, die sich 2015 zum Ziel gesetzt hat, Menschen bei der sprachlichen Integration in Deutschland zu unterstützen. Hispi gestaltet täglich 11 kostenfreie Kurs-Einheiten, aufgeteilt in bis zu vier Sprachniveaus und spezifizierter Nachhilfe für Berufsschüler:innen und Auszubildende. Die Angebote richten sich an (Primär-) Analphabeten bis hin zu Fortgeschrittenen (B1). Im Hispi kommen Menschen aus verschiedenen Kulturen, Ländern und Gesellschaften zusammen, um gemeinsam zu lernen, wahrgenommen zu werden, sich gut zu fühlen und zu helfen. Das Motto im Hispi lautet „Einfach machen“ und so ist ein moderner und interessanter Standort für Lernende und Freiwillige entstanden. Partner von Hispi sind neben Datalytics u.a. die Landeshauptstadt Düsseldorf, das Amt für Migration und Integration, das Kulturamt, die Wirtschafsprüfungsgesellschaft EY, die Rotarier und die Bürgerstiftung Düsseldorf.

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BUSINESS NEED

Das Hispi organisiert und koordiniert seit März 2022 ehrenamtlich für die Landeshauptstadt Düsseldorf die Städtische Sachspendenannahme- und abgabe für die Ukraine Hilfe. Dafür wurde der Bereich Hispi for U geschaffen, in dem sich schon über 300 Ehrenamtliche engagierten, wovon 50 die “Düsselshare” Spendenstelle im ehemaligen Kaufhof am Wehrhahn betreiben.

Bis dato wurden physische Listen und Excel-Tabellen zur Spendenanmeldung geführt. Das hatte jedoch sowohl massive Auswirkungen auf Warte- und Arbeitszeiten, als auch auf die Kontrollierbarkeit der Spendenempfänger. Dies führte wiederum dazu, dass nicht klar war wer wie oft und wann welche Spenden erhielt.

Das Monitoring dieser Gegebenheit war schlecht bis kaum durchsetzbar. Deshalb entschied sich Hispi eine skalierbare, effektive und nachhaltige Lösung zu finden. Mit dem Ziel eine solche Lösung zu finden, wandte sich die Leitung des Hispi an Datalytics, mit der Bitte, eine Konzeption und Entwicklung einer standarisierten Sachspendenmanagement-Applikation zu erarbeiten, welche es ermöglicht,

neue Registrierungen zu erstellen,
bereits bestehende Registrierungen zu bearbeiten und
die Häufigkeit der Spendenbeanspruchung zu kontrollieren.

BUSINESS KONZEPT

Datalytics entwickelte eine Applikation, welche sich auf Microsoft Power Apps und Microsoft Power Automate stützt. Durch ein angenehmes und intuitives UI können Benutzer der App beim Check-In von neuen Bedürftigen feststellen, ob diese bereits registriert sind, neu registriert werden müssen oder ob noch eine Spendenentgegennahme in der aktuellen Woche möglich ist. Aufgrund der DSGVO ist es essenziell, die von den registrierten Teilnehmern erhaltenen Daten zur eigenen Person durch einen Hashwert zu schützen.

Wie in der Abbildung zu sehen ist, basiert die Architektur auf Power Apps und Power Automate. Der Anmeldeprozess läuft wie folgt: Bedürftige richten sich an Hispi. Die Organisation erfasst die benötigten Daten in einer Applikation, welche einen Hashkey durch die Verwendung von Namen und Geburtsdatum, generiert. Dieser Hashkey wird mit einem vorgefertigten QR-Code im Hintergrund durch Power Automate weitergeleitet. Nun wird über Power Automate ein Hashcode generiert der jedem Registrierten einzeln zugeordnet werden kann, ohne die Sicherheit der Daten aufs Spiel zu setzen. Gespeichert werden die Hashcodes über einen weiteren Flow letztlich auf einer SharePoint-Liste. So ist es möglich, Registrierte über eine Smartphone-Applikation bestmöglich zu verwalten.