Lösung – Microsoft Teams Bot Berta

Automatisieren Sie wiederkehrende Dokumentenmanagement-Aufgaben in Microsoft Teams und behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten.

Die out-of-the-box Funktionalitäten von Microsoft Teams zur Vergabe von Berechtigungen reichen häufig nicht aus, um die volle Kontrolle über Ihre Daten zu behalten. Außerdem können wiederkehrende Arbeiten von Robotern übernommen und die frei werdenden Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden. Mithilfe unseres Microsoft Teams Bots automatisieren Sie wiederkehrende Dokumentenmanagement-Aufgaben und behalten den Überblick über Ihre Projekte.

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Warum MS Teams Bot Berta?

Microsoft Teams Bot und Flow
Komplexe Steuerung von Benutzerrechten über Personen oder Gruppen für Ordner und Dokumente in Teams
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben durch die flowbasierte Erstellung vordefinierter Ordnerstrukturen und Standarddokumente in Microsoft Teams
Zentrale Projektanlage über SharePoint Listen in Teams
Verwaltung der Ordnerstrukturen, Standarddokumente und Rechte über zentrale Konfigurationslisten
Vermeidung von menschlichen Fehlern bei der Sicherheit Ihrer Daten
Bekannte M365-Produkte ohne zusätzliche Lizenzkosten

Automatische Erstellung definierter Ordnerstrukturen und Standarddokumente

Unser Datalytics Teams Bot Berta wird über die Einträge in der Projektliste aktiviert und stößt einen Flow in Power Automate an. Dieser Flow durchläuft die Berechtigungstabelle und erledigt hierbei mehrere tausend Aktionen über API-Calls innerhalb von 5-10 Minuten, die manuell mehrere Tage in Anspruch genommen hätten.

Zentrale Projektanlage über SharePoint Liste in Teams

Über die zentrale Projektliste in Teams oder SharePoint wird die Projektanlage gesteuert. Hierbei können die Projekte über den Button „Neues Element“ oder „In Rasteransicht bearbeiten“ angelegt werden. Über die Liste können die Projektstammdaten verwaltet und der Status des Bots Berta verfolgt werden.

Automatische Vergabe individueller, organisationsspezifischer lese- und schreibrechte auf Ordnerebene über SharePoint Berechtigungsgruppen

Die Standardeinstellungen von Teams erlauben keine individuelle Vergabe von Benutzerrechten. Unser Bot bricht die Standardrechte je Element auf und vergibt automatisiert individuelle Rechte auf Basis der personalisierten Konfigurationsliste. Hierbei parallelisiert Berta unzählige Aktionen und übernimmt die mühsame Routinetätigkeit.

Verwaltung der Ordnerstrukturen, Standarddokumente und Rechte über zentrale Konfigurationsliste

Die Zuordnung zwischen Ordner und Berechtigungsgruppen wird über die zentrale Konfigurationsliste konfiguriert. Dies erleichtert die Verwaltung der Berechtigungssteuerung ohne Eingriff in den eigentlich Quellcode. Die Vergabe der Rechte wird hierbei über SharePoint-Gruppen gesteuert und einzelne Benutzer können den Gruppen nachträglich hinzugefügt oder entfernt werden.

Folgende Rechte werden hierbei standardmäßig vergeben und können noch detaillierter konfiguriert werden:

  • Schreibrechte (SR) – Mitwirken
  • Leserechte (LR) –  Lesen
  • Admin – Vollzugriff

Lizensierungsoptionen

  • Self-Service
  • 3.000€
  • Erhalten Sie die Power Automate Datei

    • Nutzen Sie unsere Automate Vorlage & sparen kostbare Entwicklungszeit
    • Verbinden Sie die Flows mit ihrem Tenant und entwickeln Sie diese eigenständig weiter
    • Passen Sie selbst die Flows und Listen an die eigene Infrastuktur an

  • Custom Teams Bot
  • Angebot auf Anfrage
  • Individuelle Integration in die Prozesslandschaft

    • Unternehmensweite Einführung der Teams und Automate Lösung anhand des Datalytics Vorgehensmodells
    • Automatisierung angrenzender Schnittstellen und (Genehmigungs-)prozesse
    • Wir begleiten Sie von der Analyse, über die gemeinsame Umsetzung, bis zur Schulung der Anwender (E2E)

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