CASE STUDY „MAN Truck & Bus SE“

Der Bereich MAN Sales Bus steuert die weltweiten Großpro­jektaufträge des Herstellers MAN für den Bereich Bus. Die Steuerung der Gesamtprojekte bedarf einer länderübergrei­fenden Kollaboration über diverse Fachbereiche (u.a. Cont­rolling, Produktion, Finance, Legal, Vertrieb, Beschaffung, Af­ter Sales) hinweg.

Als zentrale Kollaborationsplattform wurde Microsoft Teams definiert, jedoch reichen die out-of-the-box Funktionalitäten von Microsoft Teams zur Vergabe von Berechtigungen sowie Automatisierung nicht aus, um die volle Kontrolle über die Tender-Daten zu behalten. Zudem können wiederkehrende Arbeiten von Robotern übernommen und die freiwerdenden Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt wer­den.

Hierfür beauftragte MAN SBCD die IT-Beratung Datalytics mit der Konzeption und technischen Umsetzung eines län­derübergreifenden Tendermanagement-Portals in Teams, welches mithilfe eines Microsoft Teams Bots automatisiert wiederkehrende Dokumentenmanagement-Aufgaben über­nimmt und die Steuerung sowie den Überblick über die Ten­der-Projekte ermöglicht.

Automatische Erstellung definierter Ordnerstrukturen, MS Planner und Standarddokumente

Das Tendermanagement-Portal wird über die Einträge in der Projektliste aktiviert und stößt einen Flow in Power Automate an. Dieser Flow durchläuft die Berechtigungstabelle und erledigt hierbei mehrere tausend Aktionen über API-Calls innerhalb von 5-10 Minuten, die manuell mehrere Tage in Anspruch genommen hätten.

Zentrale Projektanlage über SharePoint Liste in Teams
Über die zentrale Projektliste in Teams oder SharePoint wird die Projektanlage gesteuert. Hierbei können die Projekte über den Button „Neues Element“ oder „In Rasteransicht bearbeiten“ angelegt werden. Über die Liste können die Projektstammdaten verwaltet und der Status des Bots verfolgt werden.

Automatische Vergabe individueller lese- und schreibrechte auf Ordnerebene über SP-Gruppen
Die Standardeinstellungen von Teams erlauben keine individuelle Vergabe von Benutzerrechten und Duplizierung von Plannern. Unser Bot bricht die Standardrechte je Element auf und vergibt automatisiert individuelle Rechte auf Basis der personalisierten Konfigurationsliste je Land. Hierbei parallelisiert dieser unzählige Aktionen und übernimmt die mühsame Routinetätigkeit.

Verwaltung der Ordnerstrukturen, Standarddokumente und Rechte über Konfigurationsliste
Die Zuordnung zwischen Ordner und Berechtigungsgruppen wird über die zentrale Konfigurationsliste konfiguriert. Dies erleichtert die Verwaltung der Berechtigungssteuerung ohne Eingriff in den eigentlichen Quellcode. Die Vergabe der Rechte wird hierbei über SharePoint-Gruppen gesteuert und einzelne Benutzer können den Gruppen nachträglich hinzugefügt oder entfernt werden.

• Komplexe Steuerung von Benutzerrechten über Gruppen für Ordner und Dokumente in Teams
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben in Microsoft Teams
• Zentrale Projektanlage über SharePoint Listen in Teams
• Verwaltung der Ordnerstrukturen, Dokumente, Planner und Rechte über Konfigurationslisten
• Vermeidung von menschlichen Fehlern bei der Sicherheit der Daten
• Bekannte M365-Produkte ohne zusätzliche Lizenzkosten