Serie | RPA – Einführung von Power BI Robots zur automatischen Versendung von Reports und Dashboards
Mithilfe der Einführung von Power BI Robots können individuell angepasste Power BI Reports und Dashboards automatisiert an eine beliebige Anzahl an Empfängern innerhalb und außerhalb der Organisation versendet werden.
Das Besondere dabei ist, dass bei Verwendung von Power BI Robots die Berichtsfilter im Vorhinein so präzise und individuell angepasst werden, dass jede einzelne Seite eines Berichts gesondert auf einen Empfänger abgestimmt werden kann.
Um die Reports und Dashboards versenden zu können, erstellt der Power BI Robot mittels Robotic Process Automation hochauflösende Screenshots der einzelnen Berichtsseiten oder exportiert Tabellen als Excel-Dateien. Die Screenshots werden als Bild- oder PDF-Datei gespeichert und können anschließend an verschiedene E-Mail-Adressen, an eine SharePoint Liste, an einen Azure Blob Storage oder an eine generierte URL gesendet werden. Zur automatischen Versendung werden Time-Trigger erstellt, durch die die Reports und Dashboards täglich, wöchentlich oder monatlich zu einer bestimmten Uhrzeit gleichzeitig an alle Empfänger verschickt werden.
Der Mehrwert für unsere Kunden
Durch den Einsatz von Power BI Robots können Unternehmen automatisiert Power BI Reports und Dashboards versenden, egal ob innerhalb oder außerhalb der Organisation und ohne Zuweisung von speziellen Lizenzen. Dabei können sie sich aussuchen, zu welchem Zeitpunkt die Berichte versendet werden und welche Daten in den Reports enthalten sein sollen.
Die Berichte können pro Empfänger individuell gefiltert werden. Dies ist hilfreich, wenn mehrere Adressaten zwar denselben Report, was den Aufbau betrifft, erhalten sollen, jedoch der Inhalt individuell angepasst werden muss, wodurch die Filtereinstellungen unterschiedlich sein müssen.
Ein weiterer Vorteil des Einsatzes von Power BI Reports ist, dass die Empfänger keine Power BI Pro Lizenzen benötigen, welche sehr kostspielig sind. Außerdem sind weder Berechtigungskonzepte noch die Einführung von Row-Level-Security notwendig.
Die Zielsetzung
- Entwicklung der Reports in Power BI Desktop
- Einführung von Power BI Robots zur automatischen Versendung von Reports an Benutzer ohne Power BI Zugang
- Individuelle Anpassung dieser Berichte durch Filterung (kein RLS)
- Regelmäßige Versendung der Berichte zu bestimmten Zeitpunkten
Unser Vorgehen
- Konzeption und Entwicklung des Datenmodells sowie der BI Berichte anhand des Datalytics Vorgehensmodells
- Konfiguration der Anwendung Power BI Robots (Desktop-Agents) auf einer virtuellen Maschine (Azure VM)
- Erstellung der Playlists pro zu versendenden Bericht mit den entsprechenden Empfängern
- Individuelle Filterungen der einzelnen Berichtsseiten pro Empfänger
- Time-Trigger zur regelmäßigen Versendung der Berichte
Interessiert? Dann nichts wie ab zu unserer Power BI Schulung, BI Einführungsworkshop oder Power BI Einführung. Damit Wissen nicht nur theoretisch im Kopf bleibt, sondern praktisch umgesetzt werden kann.
Übersicht der RPA Serie:
- Einsatz von Robotic Process Automation zur Automatisierung regelbasierter Prozesse
- Robotic Process Automation mit UiPath als Softwaretool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Einführung von Power BI Robots zur automatischen Versendung von Reports und Dashboards
- Automatisierte Extrahierung von Daten aus unstrukturierten Dokumenten mit UiPath
- Trainieren eines ML-Modells mit UiPath zur optimierten Dokumentenverarbeitung
- Automatisiertes Dokumentenmanagement für ein strukturiertes Ablagesystem mit UiPath
- RPA Best Practices
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