Serie | RPA – Best Practices bei der Entwicklung einer RPA-Lösung
Einführung
In den vorherigen Impuls-Beiträgen der RPA-Serie wurde genau erläutert, wie mithilfe von UiPath das Dokumentenmanagement verbessert, die Extrahierung von Daten aus unstrukturierten Dokumenten automatisiert umgesetzt sowie Machine Learning Modelle zur Optimierung der Prozesse eingesetzt werden können.
Auch wenn sich die Prozesse, die hier durch RPA automatisiert werden, stark voneinander unterscheiden, gibt es bei der Entwicklung dieser Lösungen einige Best Practices, die auf jedes RPA-Projekt angewendet werden sollten, egal ob diese allein oder im Team umgesetzt werden.
Best Practices
Diese Best Practices sollen nun genau erläutert werden:
Designen eines High-Level-Frameworks durch ein PDD (Process Design Document)
Vor der Entwicklung müssen die Besonderheiten des manuellen Prozesses verstanden werden. Durch die Erstellung eines Process Design Documents werden sowohl die Vorgänge auf Workflow-Ebene als auch auf Keystroke-Ebene festgehalten. Durch dieses Dokument ist eine konsistente und organisierte Automatisierung der einzelnen Prozesse gewährleistet. Das Framework beginnt zunächst mit einer High-Level-Ansicht und ermöglich den Entwicklern anschließend, tiefer in die Details der einzelnen Prozesse einzusteigen.
Zerlegen der Prozesse in spezifische Workflows
Viele Geschäftsprozesse bestehen aus mehreren, verschiedenen Einzelaufgaben, die jeweils auch wieder mehrere Schritte umfassen. Bei der Automatisierung sollte hier für jede einzelne Aufgabe ein eigener Workflow erstellt werden. Dadurch können unter Anderem mehrere Entwickler an einem Prozess arbeiten und dieser Prozess kann sehr viel leichter, unabhängig von den anderen Prozessen getestet werden. Im Normalfall werden Logik und Ablauf eines Prozesses innerhalb eines Flussdiagramms (Flowchart) abgebildet und die Navigation und Datenverarbeitung erfolgen innerhalb von Sequenzen (Sequences).
Sorgfältige Auswahl der Aktivitäten
RPA-Entwicklern steht eine Vielzahl an verschiedenen Aktivitäten (Activities) zur Umsetzung der Prozessautomatisierungen zur Verfügung. Das visuelle Design und auch die Lesbarkeit der Workflows hängt von der Auswahl der geeigneten Activities ab. Nur wenn die Workflows so einfach und deutlich wie möglich gestaltet sind, können andere Entwickler diese lesen, interpretieren und gegebenenfalls weiterentwickeln.
Sicherstellen der Lesbarkeit aller Workflows
Daten können in zwei verschiedenen Formen vorkommen: In Form von Variablen und Argumenten. Argumente können von einer Workflow-Komponente an eine andere übergeben werden. Außerdem kann auf diese innerhalb der gesamten Workflow-Files zugegriffen werden. Variablen können nur innerhalb einer einzigen Workflow-Datei verwendet werden. Um hier Verwirrung zu vermeiden, sollte bei der Benennung darauf geachtet werden, dass diese beiden Formen beim Lesen unterschieden werden können. Außerdem sollten Workflow-Dateien, Aktivitäten, Argumente und Variablen aussagekräftig benannt, kommentiert und beschrieben werden (für den Fall, dass diese nicht intuitiv sind).
Erstellen konfigurierbarer Files
Bei der Entwicklung der Workflows sollte immer vermieden werden, externe Einstellungen wie Dateipfade, URLs, File-Namen, Logins und E-Mail-Empfänger fest zu kodieren, da die Automatisierung dadurch fehleranfälliger und unflexibler wird.
Wiederverwendung von geeigneten Komponenten
Viele Prozesse beinhalten gemeinsame Schritte, wie die Anmeldung in einem System, das Versenden von Mails oder die Validierung von Daten. Diese einheitlichen Arbeitsabläufe sollten von verschiedenen Automatisierungen gemeinsam genutzt werden können. Die Erstellung einer Bibliothek, in der alle wiederverwendbaren Automatisierungskomponenten gespeichert werden, beschleunigt nicht nur die laufende Entwicklung, sondern erleichtert auch den zukünftigen Support Ihrer Automatisierung auf Produktionsebene.
Einführen von Logging in den Workflow
Logs stellen mit einem Zeitstempel versehene Dateien da, die relevante Informationsereignisse sowie Fehler- und Warnmeldungen enthalten. Der Entwickler sollte dem Workflow gelegentlich einen Protokollierungsschritt hinzufügen, um zu dokumentieren, welche Schritte gerade erledigt wurden. Ein Protokoll sollte außerdem Ereignisse, die für den Workflow wichtig sind, aufzeichnen. Dazu gehört beispielsweise der Anmeldestatus, eine ID-Nummer, geöffnete oder geschlossene Anwendungen sowie alle Fehler und Business Exceptions. Ein Protokoll kann für Auditing-Zwecke verwendet sowie an einen digitalen Supervisor zur Analyse gesendet werden.
Einbauen von Error Handling in den Code
Alle entwickelten Workflows sollten unbedingt Error-Handling beinhalten. Je nachdem welche Art von Exception auftritt (Business oder Application Exception) muss der Automatisierungsprozess diese Exception behandeln und entsprechend reagieren. Wenn ein unerwarteter Fehler auftritt, ist es sinnvoll, wenn der für den Prozess Verantwortliche automatisch per Mail benachrichtigt wird und zum Beispiel einen Screenshot der Fehlermeldung und Informationen zum Zeitpunkt des Eintretens der Meldung sowie zur Fehlerquelle erhält.
Übersicht der RPA-Serie:
Einführung zu RPA:
- Einsatz von Robotic Process Automation zur Automatisierung regelbasierter Prozesse
- Robotic Process Automation mit UiPath als Softwaretool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Konkrete Anwendungen von RPA:
- Automatisierte Extrahierung von Daten aus unstrukturierten Dokumenten mit UiPath
- Trainieren eines ML-Modells mit UiPath zur optimierten Dokumentenverarbeitung
- Automatisiertes Dokumentenmanagement für ein strukturiertes Ablagesystem mit UiPath
- Einführung von Power BI Robots zur automatischen Versendung von Reports und Dashboards
- RPA Best Practices
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