Serie | RPA – Einsatz von Robotic Process Automation zur Automatisierung regelbasierter Prozesse
Mithilfe der Einführung von Robotic Process Automation können arbeitsintensive, sich wiederholende, regelbasierte Prozesse automatisiert werden, die normalerweise von einem Ihrer Mitarbeiter über die Benutzeroberfläche ausgeführt werden. Dabei ahmen die Softwareroboter die Interaktionen des Menschen mit unterschiedlichen Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft Excel oder SAP, nach.
Das Besondere am Einsatz von Robotic Process Automation ist, dass die RPA-Software ausschließlich auf der Präsentationsschicht des Systems arbeitet. Das bedeutet, die Aktionen des Roboters finden direkt auf der Anwenderoberfläche statt. Dadurch müssen die verschiedenen Anwendungen nicht über Systemschnittstellen, sondern können über bereits zur Verfügung stehende Benutzerschnittstellen der Applikationen angebunden werden. Andere Arten von Automatisierungssoftware wie Microsoft Power Automate, interagieren zum größten Teil mit der Datenhaltungs- und Logikschicht.
Aufbau der RPA-Software:
- Entwicklungskomponente: Erstellung der Prozesse, die der Roboter später automatisch ausführen soll
- Clientkomponente: Roboter, die die automatisierten Prozesse durchführen
- Managementkomponente: Überwachung und Steuerung der Roboter
RPA-Anbieter:
Um einen solchen Softwareroboter zur Automatisierung verschiedener Prozesse einsetzen zu können, muss dieser über eine RPA-Plattform entwickelt und automatisiert werden. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an RPA-Anbietern auf dem Markt. Zu den Führenden gehören im Moment UiPath, Automation Anywhere und Microsoft.
„The Forrester Wave“ vergleicht in ihren Berichten unter anderem die am besten bewerteten Anbieter der RPA-Technologie hinsichtlich der Stärke ihres Produktangebots, ihrer Strategie sowie ihrer Marktgröße. Die Grafik zeigt die Bewertung von insgesamt 14 verschiedenen RPA-Anbietern für das erste Quartal 2021.
Einsatzmöglichkeiten für RPA:
- Daten erfassen, prüfen, verarbeiten
- Formulare ausfüllen
- Dateien verschieben
- Routineberechnungen durchführen, Reports erstellen
- Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen lesen und verarbeiten
- Daten aus Dokumenten lesen und verarbeiten
- Kunden- und Lieferantendateien erstellen
- Bestellungen veranlassen
- auf Webseiten und Social Media zugreifen
- Stammdaten pflegen
- Wenn-Dann-Befehle ausführen
- Aufträge und Rechnungen erfassen und bearbeiten
- E-Mails bzw. E-Mail-Postfach verwalten (z.B. Outlook)
Auswahl konkreter Anwendungsfälle:
- Bearbeitung von Bestellungen (z.B. SAP)
- Versenden einer Bestellbestätigung, Zahlungsaufforderung, Drucken eines Lieferscheins, Erstellung und Versand der Rechnung
- Bearbeitung von Kundenanfragen
- Priorisierung und optimale Bearbeitung von Kundenanliegen
- Realisierung von Datenübertragungen
- Übertragung von Daten zwischen Systemen über die Userinterfaces der Anwendung
- Lohnbuchhaltung
- Abrechnungen, Änderung von Stammdaten in verschiedenen Systemen
- Formulareingaben
- z.B. Vertragskündigungen
- Antragsbearbeitung
- Sammeln von Informationen aus vorliegenden Anträgen und Dokumenten
Vorteile beim Einsatz von RPA:
- Einsparung von Ressourcen, Zeit und Kosten
- Geringer Aufwand bei Einführung und Betrieb
- Starke Reduzierung von Fehlern bei der Prozessausführung
- Verringerung der Risiken in Bezug auf Compliance
- Entlastung der Mitarbeiter von eintönigen, sich wiederholenden Aufgaben
Unser Vorgehensmodell zur Einführung von RPA:
Im zweiten Impuls-Beitrag “Serie | RPA – Robotic Process Automation mit UiPath als Softwaretool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen” der RPA-Serie finden Sie mehr Informationen über das Softwaretool UiPath sowie seine Funktionsweise und im dritten Beitrag zeigen wir einen konkreten Use Case, wie Rechnungsdaten extrahiert werden können. Eine Möglichkeit, die Datenextraktion mithilfe von OCR weiter zu verbessern und somit Fehler beim Auslesen der Daten zu vermeiden, ist das Trainieren des ML-Modells und dies können Sie im vierten Beitrag erforschen.
Übersicht der RPA Serie:
- Einsatz von Robotic Process Automation zur Automatisierung regelbasierter Prozesse
- Robotic Process Automation mit UiPath als Softwaretool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Einführung von Power BI Robots zur automatischen Versendung von Reports und Dashboards
- Automatisierte Extrahierung von Daten aus unstrukturierten Dokumenten mit UiPath
- Trainieren eines ML-Modells mit UiPath zur optimierten Dokumentenverarbeitung
- Automatisiertes Dokumentenmanagement für ein strukturiertes Ablagesystem mit UiPath
- RPA Best Practices
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