Serie – BI-Plattformen | Umsetzung von Dashboard-Projekten – aber wie? Unser 3-Phasen Modell hilft dir dabei!
1. Einführung
Die visuelle Aufbereitung von Informationen ermöglicht es uns Menschen, riesige Datenmengen wahrzunehmen, diese zu verarbeiten und Erkenntnisse daraus abzuleiten. Dashboards können daher ein zentrales Element in vielen Fachbereichen sein, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Die Erstellung von Dashboards und somit die Umsetzung von Dashboard-Projekten ist aber alles andere als einfach, denn ein Dashboard ist nur dann nützlich, wenn
- es die für den Anwender und den Anwendungsfall relevante Daten enthält.
- die Daten aktuell und im richtigen Kontext dargestellt werden.
- der Anwender für seine tägliche Arbeit nützliche Erkenntnisse daraus ableiten kann.
Ein unüberlegtes „drauf-los“ Entwickeln reicht zur Erfüllung der oben genannten Kriterien meist nicht aus, sondern führt häufig zu Dashboards, welche schon nach kurzer Zeit aufgrund fehlenden Mehrwertes nicht mehr verwendet werden. Damit dir das nicht passiert, zeigen wir dir anhand unseres 3 Phasen Modells, wie du bei der Umsetzung von Dashboard-Projekten vorgehen solltest.
2. Das 3-Phasen Modell
Recherchiert man nach Vorgehensmodellen für die Erstellung von Dashboards oder Informationsvisualisierungen, so findet man schnell den ein oder anderen Ansatz. Ein sehr bekannter Ansatz ist z.B. das Referenzmodell von Card et al. (1999).
Das Referenzmodell beschreibt den Prozess der Umwandlung von Rohdaten in interaktive visuelle Grafiken durch drei aufeinanderfolgende Schritte – Datentransformation, visuelles Mapping und Ansicht Transformation. Der Fokus liegt dabei ganz klar auf dem Entwicklungsprozess und gibt dir eine Antwort auf die Frage, welche Schritte notwendig sind, um Rohdaten in eine visuelle Form zu bringen.
Ein Dashboard ist aber mehr als eine reine visuelle Darstellung von Daten. Es ist eine komplexe Lösung, welche von der Interaktion zwischen Mensch und Computer lebt. Sodass deine Lösung die obigen Kriterien eines guten Dashboards erfüllt, ist ein nutzerfokussiertes Vorgehen bei der Umsetzung von Dashboard-Projekten ratsam. Nutzerfokussiertes Vorgehen bedeutet, wie der Name schon sagt, den Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Seine Anforderungen und Bedürfnisse zu identifizieren und eine hierfür möglichst passende Lösung zu entwerfen. Um dir dabei zu helfen möglichst nutzerfokussiert an die Umsetzung von Dashboard-Projekte ranzugehen, möchten wir dir in diesem Artikel unser 3-Phasen Modell vorstellen.
Das 3-Phasen Modell ist ein nutzerfokussiertes Vorgehensmodell für die Umsetzung von Dashboard-Projekten. Wie du in der Abbildung sehen kannst, setzt sich das Modell aus drei Phasen zusammen diese sind: Konzeptionsphase, Entwicklungsphase und Evaluationsphase.
2.1 Die Konzeptionsphase
Startet man ein Dashboard-Projekt, gilt es zu aller erst zu verstehen, welches Problem das Dashboard lösen bzw. welchen Nutzen das Dashboard generieren soll. Genau deswegen ist der erste und wohl wichtigste Schritt unseres 3-Phasen Modells die sogenannte „Konzeptionsphase“. Ziel dieser Phase ist es, eine möglichst detaillierte Ausarbeitung eines abstrakten Konzepts für das zu entwickelnde Dashboard zu generieren, welches anschließend in der Entwicklungsphase umgesetzt werden kann.
Die Konzeptionsphase besteht zunächst aus einer detaillierten Analyse des Nutzungskontexts, der Zielgruppe sowie der Nutzeranforderungen an das Dashboard. Dieser Schritt wird häufig vernachlässigt, was ein fataler Fehler ist. Nur wenn du den Nutzungskontext sowie die Anforderungen an das Dashboard verstanden hast, kannst du eine Lösung schaffen, welche deinem Kunden einen wirklichen Mehrwert bietet. Nimm dir hier also besonders viel Zeit, sodass du eine klare Vorstellung von den Anforderungen und Bedürfnissen der Zielgruppe und des Nutzungskontextes hast. Zur Identifikation der Anforderungen eignen sich verschiedene Methoden bspw. User-Stories oder Nutzerinterviews. Stimme zusätzlich die identifizierten Anforderungen regelmäßig mit deinem Kunden ab, sodass es zu keinen Missverständnissen kommt.
Sind die Anforderungen klar definiert gilt es, diese Anforderungen auf Datenebene zu abstrahieren. Hierfür ist es notwendig sich einen Überblick über die vorhandene Datengrundlage zu verschaffen. Relevante Fragen, die du dir hier stellen kannst, sind z.B.:
- Welche Daten sind für meinen Usecase relevant?
- Sind alle Daten zur Umsetzung der Nutzeranforderungen vorhanden?
- Ist die Datenqualität in Ordnung?
- In welcher Form liegen die Daten ab?
- Wo liegen die Daten ab?
- Wie komme ich an die Daten?
Hast du dir einen Überblick über die relevanten Daten für dein Dashboard verschaffen kannst du noch einen Schritt weiter gehen, indem du versuchst, dir pro Anforderung die hierfür notwendigen Daten zu notieren. Mache dir dabei Notizen über den Datentyp (qualitativ, quantitativ) und wenn möglich, kannst du bereits hier die zur Erfüllung der Anforderung relevanten Spaltennamen einer Tabelle oder notwendige Kalkulationen vermerken. Am Ende der „Aufgaben- und Datenabstraktion“ solltest du…:
- … einen Überblick über die vorhandene Datengrundlage haben
- … die für dein Dashboard relevanten Datenquellen identifiziert haben
- … dir pro Nutzeranforderung relevante Tabellen und Spaltennamen oder notwendige Kalkulationen notiert haben
Basierend auf deinen bisher gewonnen Ergebnissen kannst du ein erstes Mockup deines Dashboards erstellen. Dieses kann in Form einer Bleistiftskizze sein oder digital erstellt werden (bspw. mit Power Mockup, Balsamiq). Hier transformierst du die Anforderungen deiner Kunden in eine visuelle Repräsentation mit Hilfe von ausgewählten Graphen und Diagrammen. Achte bei der Auswahl der visuellen Elemente darauf, dass sie für den darzustellenden Datentyp geeignet sind. Helfen kann dir dabei folgender Entscheidungsbaum
Beachte zudem, dass es sich bei dem Mockup um eine Skizze deines Dashboards handelt. Details sind daher zu vernachlässigen.
Hast du eine Skizze deines Dashboards erstellt ist es wichtig diese nochmals final mit deinem Kunden abzustimmen, sodass beide Parteien sich einig sind und Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden.
2.2 Die Entwicklungsphase
Nachdem die erste Phase des 3-Phasen Modells abgeschlossen ist, gilt es nun in die „Entwicklungsphase“ überzugehen. Wie der Name bereits vermuten lässt, ist das Ziel dieser Phase die tatsächliche Entwicklung deines Dashboards. Wichtig an dieser Stelle ist klarzustellen, wie und mit was das Dashboard entwickelt werden muss. Je nach Kunde kann es sein, dass unterschiedliche Tools aufgrund von Unternehmensrichtlinien verwendet werden müssen (bspw. Power BI, Tableau, Python,…).
Für die Entwicklung deines Dashboards ist es wichtig, die Datenquellen zunächst zu erfassen und je nach Bedarf aufzubereiten. Hast du deine Daten gesäubert, gilt es sie in die benötigte Form zu bringen bzw. sie entsprechend den definierten Anforderungen zu transformieren und das Datenmodell zu erstellen. Je nach Datenqualität und Anforderungen kann dieser Schritt mehr oder weniger komplex ausfallen.
Nach Abschluss der Datentransformation, kann mit der Entwicklung der einzelnen visuellen Elemente des Dashboards begonnen werden. Deine Mockups aus der Konzeptionsphase beschleunigen die Entwicklung, da du bereits eine grobe Vorstellung davon hast, wie du die Informationen visuell darstellen kannst.
Da die visuelle Darstellung einen maßgeblichen Einfluss darauf hat, wie gut die dargestellten Informationen aufgenommen und verarbeitet werden können, solltest du bei der Entwicklung der visuellen Elemente etablierte Techniken wie bspw. Gestaltgesetze verwenden. Um dir dabei zu helfen, die typischsten Fehler bei der Gestaltung von Dashboards zu vermeiden haben wir zu diesem Thema sogar einen Leitfaden erstellt. Den Leitfaden zur wirkungsvollen Dashboard Gestaltung und Vermeidung typischer Fehler kannst du dir HIER herunterladen.
2.3 Die Evaluationsphase
Der letzte Schritt bei der Umsetzung von Dashboard-Projekten ist die „Evaluationsphase“. Hier wird deine entwickelte Lösung auf Optimierungspotenziale geprüft und sichergestellt, dass das Ziel des Dashboards und der verwendete Informationsgehalt den Anforderungen deiner Zielgruppe entsprechen. Es gibt viele Methoden, um ein Dashboard zu evaluieren bzw. Userfeedback einzuholen. Eine Möglichkeit ist bspw. eine Beobachtung der Zielgruppe bei der aktiven Nutzung des Dashboards. Mit anschließenden Tiefeninterviews kannst du schnell herausfinden, wie gut dein Dashboard die Nutzeranforderungen erfüllen kann und wo möglicherweise noch einmal nachgeschärft werden muss.
Da diese Methode häufig sehr zeitaufwendig ist, kannst du alternativ das Dashboard deiner Zielgruppe bzw. ausgewählten Testern zur Verfügung stellen und sie bitten dieses für ein paar Tage selbstständig zu nutzen und ihr Feedback zu sammeln. Nach Ablauf der Testphase kannst du dich mit den Testern austauschen und Anpassungen gemäß dem Feedback vornehmen. Dabei kann es vorkommen, dass einzelne Phasen des 3-Phasen Modells nochmal durchlaufen werden müssen.
3. Fazit
Die Umsetzung von Dashboard-Projekten ist komplexer als man häufig denkt und stark von der Interaktion mit der Zielgruppe abhängig. Das 3-Phasen Modell soll dir daher helfen möglichst nutzerfokussiert in deinen Projekten vorzugehen, sodass du zielgerichtete und wertbringende Dashboards ganz einfach entwickeln kannst.
Viel Freude bei deinem nächsten Dashboard-Projekt! Benötigst du Unterstützung? Unsere Power BI Schulung oder BI Self-Assessment helfen dir weiter.
Übersicht der BI-Plattformen Serie:
- Überblick und Kernelemente von Dash
- Vorstellung eines Dashboards zur Analyse von Fußballspielen in Dash
- Umsetzung von Dashboard-Projekten – aber wie? Unser 3-Phasen Modell hilft dir dabei!
- Einführung in MicroStrategy
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