Serie | Microsoft Power Platform Power Apps Deep Dive

Einführung

Physische Ordner voller Dokumente, Datensilos mit unüberschaubaren Excel-Listen, versunkene E-Mails, in der Zeile verrutschte Einträge in Tabellen. Klingt nach Alltag? Hoffentlich nicht, denn genau das muss jetzt nicht mehr sein. Mit Microsoft Power Apps können Business Applikationen gebaut werden, die auf iOS, Android oder auf allen weiteren gängigen OS funktionieren – also ja, auch am Rechner.

Beschreibung

Also, was genau ist Power Apps und wie funktioniert es? Power Apps kann in Analogie zu Power BI betrachtet werden und dient anders als Power BI nicht dem Erstellen und Konsumieren von Reports und Dashboards, sondern durch Bauen von Business-Applikationen, vielmehr der Dateneingabe und der Datenerhebung. Gebaute Applikationen richten sich hierbei ausschließlich an Business-Use-Cases und können nicht wie eine herkömmliche mobile App aus einem klassischen App Store, externen Konsumenten zur Verfügung gestellt werden. Power Apps kann sinnbildlich als (Eingabe-)Tür, die darunter liegende Datenbank als (Daten-)Haus und Power BI als (Ausgabe-)Fenster gesehen werden.

Abbildung 01: Abstrahierte Architektur

Hier ist zu erwähnen, dass Power Apps nicht konzipiert wurde, um große Datensätze auf einmal zu erheben, jedoch können durch das geschickte Bauen von Applikationen Prozesse digitalisiert und somit optimiert werden. So können beispielsweise Zeiteinträge gespeichert oder Mitarbeiter zu bestimmten Projekten zu geordnet werden. Die eigentlichen Grenzen liegen hier tatsächlich in der Fantasie. Durch die Anbindung mit dem Microsoft Dataverse können so eine Reihe nützlicher Tools erstellt werden, die die Eingabe von Daten durch lästige Excel-Files redundant und fehlerfrei macht.

Power Apps Stärke zeichnet sich wie Power BI durch eine optische low-code / no-code Entwicklungsumgebung aus, in dem a la PowerPoint-Manier, Formen und Texte nach Belieben „pixel perfect“ angeordnet und gestaltet werden können. Wie in Excel können diese optischen Attribute durch klicken mit Hilfe von Operatoren, Berechnungen und Logik zum Leben erweckt werden. Die Erstellung und Pflege effizienter IT-Businesslösungen ist somit nicht mehr nur Softwareentwicklern, sondern auch alltäglichen Business Usern mit ein wenig Arbeit möglich.

Power Apps Nutzen

Wie in allen Power Platform Applikationen, ist es auch in Power Apps möglich, Projekte gemeinsam zu bearbeiten und zu teilen. Power Apps ermöglicht die Einbindung von KI-Elementen, darunter Spracherkennung oder die Erfassung von Daten aus Scans oder Fotos von wichtigen Dokumenten. Der Vorteil der Power Apps: Die Benutzung auf allen gängigen Geräten und Betriebssystemen. Zu Beginn der Entwicklung einer App wird das Format festgelegt, also ob eine Mobile App oder eine Desktop- bzw. Tablett App entwickelt werden soll. Auch gibt es Unterschiede in der Art der Applikation. Je nach Use-Case können drei verschiedene Applikationstypen erstellt werden.

 

Abbildung 02: Beispielskizze einer Canvas-App

(1) Canvas-Apps stellen eine wie weiter oben bereits beschriebene „Fusion+“ aus Excel und PowerPoint dar. Durch Drag and Drop können, Formen, Tabellen, Eingabefelder und viele weitere nützliche Items auf einer weißen Fläche positioniert, mit ein wenig Code belebt und direkt einsatzfähig gemacht werden. Hierbei wird die User-Experience ins Zentrum gestellt, da das App Design vollkommen in der Hand des Entwicklers oder der Entwicklerin liegt. Die Datenanbindung kann über das Microsoft Dataverse, als auch über andere (Cloud)-Datenquellen erfolgen.

 

Abbildung 03: Beispielskizze einer Model-Driven-App

(2) Model-Driven-Apps bieten die Möglichkeit, ein datengetriebenes Modell als unterliegende Basis für die zu bauende Applikation zu erstellen. Anders als in der Canvas-App, werden bei Model-Driven-Apps relationale Datenbanken verwendet, die in Relation gesetzt werden – Power BI lässt grüßen. Das bedeutet, dass bei der Entwicklung einer solchen Applikation zunächst ein Datenmodell erstellt werden muss. Sobald dies geschehen ist, können Funktionen der App per Drag and Drop hinzugefügt und modifiziert werden. Hierbei ist kein Schreiben von Code notwendig. Und der Name ist Programm: Eine benutzerdefinierte optische Anpassung ist hierbei nicht im gleichen Rahmen wie bei Canvas-Apps möglich. Applikationen dieser Art stellen das Datenmodell (da die Apps eben um dieses aufgebaut werden) und die Features, die mit diesem ermöglicht werden in den Fokus – ganz nach der Devise „Form-Follows-Function“.  Ein weiterer gravierender Unterschied liegt auf der Abhängigkeit zum Dataverse. Im Vergleich: Canvas-Apps können auch ohne Dataverse-Konnektoren entwickelt werden.

 

Abbildung 04: Beispielskizze einer Portals-App

(3) Portal-Apps: Apps dieser Art, bieten die Möglichkeit mit externen Akteuren wie Kunden und Klienten über eine Webseite zu interagieren. Beispiele: Tickets ziehen, Anfragen stellen oder den Bearbeitungsstand einsehen. Durch Portal-Apps, also webbasierte Applikationen, können so auch außerhalb der eigenen Organisation, interne Daten angezeigt, hinzugefügt oder modifiziert werden. Wie bei den Model-Driven-Apps ist die Datenanbindung zum Dataverse erforderlich. Modifiziert wird die App per Drag and Drop, folglich ist die Entwicklung auch ohne Code  möglich. Für individualisierte Features kommt man jedoch ohne ein wenig Code nicht herum.

Tipp: Microsoft bietet hierzu eine gute Dokumentation zum Einstieg.

 

Man erkennt, je nach Use-Case sollte ein anderer App-Typ verwendet werden. Kurz um zusammengefasst: (1) Canvas-Apps bieten der Kreativität vollen Spielraum, sind jedoch etwas aufwendiger zu Entwickeln. (2) Model-Driven-Apps limitieren die Entwicklung auf vorgefertigte Funktionalitäten und Designs ein, können aber verhältnismäßig schnell und ohne Code entwickelt werden. (3) Portal-Apps dienen als – wie der Name schon verrät – Portal, um Daten abzufragen oder einzugeben – mit Hauptaugenmerk auf die Interaktion mit externen Akteuren.

Tabelle 01: Vergleich zwischen App-Typen bezüglich Features

Aufbau und Lizenzmodelle

Power Apps läuft über den Webbrowser. Entwickeln, Testen, Teilen, Löschen, Bearbeiten – die volle Funktionalität Power Apps ist Online aufzufinden. Das ist schön, aber wie steht es um das Thema Lizensierung? Jeder Nutzer benötigt eine Lizenz, um Apps zu entwickeln und zu konsumieren. Die Ausnahme bilden hier lediglich die Portal-Apps, welche auch von externen Usern ohne Lizenz genutzt werden können. Wichtig: Lediglich die Nutzung ist möglich, nicht die Entwicklung. Wie auch sonst, können je nach Use-Case hierbei unterschiedliche Lizenzmodelle in Frage kommen. Unterschieden wird zwischen Pro-App-Plänen und Pro-Benutzer-Plänen (bzw. subscription- und pay-as-you-go-plans).

Pro-App-Plan: Diese Lizenz ist für Nutzer geeignet, die nur wenige Apps entwickeln oder konsumieren. Pro Anwendung und Benutzer wird eine Lizenz verwendet. Wenn sich Anforderungen ändern, kann die Lizenz „aufgestapelt“ werden. Kostenpunkt: 4,20€/Benutzer/Monat.

Pay-as-you-go-Plan (Azure): Besitzt man ein Azure-Abonnement kann man den Pro-App-Plan mit einem Azure Abonnement „erweitern“ bzw. ersetzen. Genauer gesagt, zahlt man bei dieser Version nur bei der Erstellung oder dem Konsum von Apps (pro Monat und pro Benutzer). Für Organisationen mit schwankenden Anforderungen könnte diese Option am attraktivsten sein. Kostenpunkt: 8,43€/Benutzer/Monat + Nutzungskosten.

Pro-Benutzer-Plan: Bei dieser Lizenz können eine unbegrenzte Anzahl von Anwendungen und Portalen pro Benutzer zu einem monatlichen Pauschalpreis ausgeführt werden. Folglich ist dieser Plan oft in großen Organisationen vorzufinden. Kostenpunkt: 16,90€/Benutzer/Monat.

Tabelle 02: Vergleich der Lizenz-Modelle

Anwendungsfälle

Um zu verstehen, wie eine Power Apps Applikation in echt aussehen kann, stellen wir im Folgenden ein Projekt das in Kooperation mit Hispi vor. Hispi ist eine Organisation, die sich mit der (sprachlichen) Integration für ausländische Menschen in Deutschland befasst.

Die Organisation bietet Bildungskurse für Flüchtlinge in verschiedensten Thematiken an. Beispielsweise finden sich im Kurskatalog Angebote zur richtigen Mülltrennung, Ölmalerei oder Sprache. Hispis Anforderung war es, eine Applikation zu erstellen, um den Anmeldeprozess zu Digitalisieren und zu automatisieren, ohne Excel-Listen pflegen zu müssen oder Papierblöcke abheften zu müssen.

Durch die Verwendung einer Canvas-App, konnte so eine einfache und vor allem effektive Lösung gefunden werden, den Anmeldeprozess in einer Applikation abzubilden. Indem ein Konnektor zu einer SharePoint-Liste hergestellt wurde, konnten über ein intuitiv zu verstehendes User Interface Teilnehmerprofile nach Eingabe in die Vorgesehenen Felder, Einträge erstellt und abgerufen werden. Über eine Prüfmaske kann nun getestet werden, ob potenzielle Teilnehmer alle Kriterien erfüllen, ob Dokumente nachgereicht oder aktualisiert werden müssen.

Die Datenerhebung ist somit einfach und geprüft.

Übersicht zur Microsoft Power Platform

 

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Ihre Ansprechpartnerin

Microsoft Power Platform Experte

Linh Heubeck

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