Serie | Microsoft Power Platform Power Automate Deep Dive

Die Welt ist im Wandel

Selbst eine 40-Stunden Woche kommt inzwischen oftmals zu kurz, um Aufgaben neben Meetings und sich schnell ändernden Anforderungen an den Arbeitsalltag zu bewältigen. Dazu eine gute und eine schlechte Nachricht.

Die Schlechte zuerst: Im Schnitt sind 40% der im Arbeitsalltag verwendeten Zeit auf repetitive Tasks wie Data Collection oder E-Mail-Verkehr zurückzuführen. Repetitive Tasks können bei Übermaß nicht nur ein Risiko für die psychische Gesundheit darstellen, sondern hindern auch maßgeblich Kreativität und Produktivität. Dabei entstehen hohe Kosten hinsichtlich Arbeitszeit und gegebenenfalls Fehlerbehebung.

Die gute Nachricht: Diese Zeit kann gespart werden. Neben Buzzwords wie AI, Data Science, Web Scraping und Big Data kommt ein Akronym bei den Themen “New Work”, Digitalisierung und Automatisierung direkt in den Vordergrund. Und zwar RPA. Das Kürzel steht für Robotic Process Automization (zu Deutsch: Roboter-Prozess-Automatisierung) und steht für die Automatisierung von Tasks.

Durch RPA kann wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag geschaffen werden und so nervensparender gearbeitet werden.

Wie diese Automatisierung funktionieren kann, zeigt Microsoft mit ihrer Ansage zum Kampf gegen vermeidbare Arbeit. Die Lösung: Power Automate. Und wie Power Automate funktioniert und was es überhaupt ist, erfahren Sie jetzt.

 

Einordnung Power Automate

Power Automate ist die dritte Einheit im Bunde der Microsoft Power Platform. Wie der Name bereits andeuten lässt, dient Power Automate der Automatisierung. Und zwar nicht weniger der von Geschäftsprozessen. Angenehme Überraschung: Der Begriff „Geschäftsprozess“ ist extrem weit gefächert. Das heißt, dass Power Automate in einer Vielzahl von verschiedenen Kontexten eingesetzt werden kann. Darunter finden sich Tasks wie die Erinnerungen an überfällige Aufgaben und die automatische Versendung von Nachrichten wieder, das Verschieben von Geschäftsdaten nach Zeitplan zwischen Systemen oder das Herstellen von Verbindungen zu mehr als 500 Datenquellen und allen öffentlich zugänglichen APIs. Es können sogar Flows erstellt werden, die automatisiert das Berechnen von lokalen Excel-Dateien durchführen. Also, die Möglichkeiten sind schier grenzenlos.

Doch wie funktioniert das Ganze nun? Die Antwort ist simpel – über sogenannte Trigger. Trigger werden über Events „getriggert“, sie fungieren somit als Auslöser. Trigger rufen nach Auslösung eine Aktion aus, zum Beispiel das Ablegen von Dokumenten aus einer Mail in einem bestimmten Ordner. Diese Aktionen können weitere Auslöser/Trigger triggern und so weiter und so fort. Betrachtet man diese Kette zeichnet sich ein „Event-Flow“ ab, daher lässt sich auch der ursprüngliche Name erahnen: Power Flows. Da inzwischen aber neben der Flows, wie eben erwähnt, noch viel mehr möglich ist, ist der Name Power Automate doch ein wenig passender.

Flowbeispiel Power Automate

Abbildung 01: Beispiel eines Flows

Und wie immer funktioniert das Ganze in einer no-code/low-code Entwicklungsumgebung. Diesmal kann no-code sogar groß geschrieben werden, denn: Alle Flows können lediglich per Mausklick entwickelt und verbunden werden.

 

Vorteile

Power Automates Nutzen ist groß. Sehr groß. Mit einer riesigen Auswahl an Konnektoren (500+) stellt Microsoft Schnittstellen zu SAP, LinkedIn, Google Drive und vielen mehr. Dadurch ist Power Automate so vielfältig wie nur erdenklich einzusetzen. Power Automate kann also für jegliche Automatisierungen genutzt werden, um Tasks, die keine große kognitive Anstrengung erfordern „outsourcen“ zu können. Dabei wird Power Automate durch KI unterstützt, indem diese beispielsweise Informationen aus Rechnungen in PDF-Format extrahieren und direkt in Tabellen speichern oder Kommentare nach positiver oder negativer Gesinnung filtern und unterscheiden kann.

Jetzt mal im Detail. Es gibt fünf verschiedene Arten von Flows:

Automatisierte Flows aka „Durch Ereignisse ausgelöste Flows“

Heute schon die 5. Mail mit ewigen Anhängen mit unüberschaubaren Invoice-PDFs. Es ist noch nicht mal Mittag. Jetzt alles herunterladen, den richtigen Order finden und an der richtigen Stelle ablegen. Dann in die PDFs und alle Werte richtig in das Excel-Sheet übertragen. Wird schon schief gehen. So könnte es auch bei ihnen aussehen. Oder so ähnlich, aber vielleicht besser. Mit einem automatisierten Flow können Anhänge von Mails je nach Absender einem bestimmten Ablageplatz zugeordnet und deponiert werden. Nachdem dies geschieht, können mithilfe von AI alle wichtigen Kennzahlen aus den Dokumenten extrahiert und in Ihre Excel-Liste eingetragen werden. Alles ganz automatisch. Mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

 

Geplante Flows aka „Zeitlich abgestimmte Flows“

Jeden morgen grüßt das Murmeltier. Der allmorgendliche Refresh der Datenbanken dauert wieder mal ewig. Gäbe es da nur eine Lösung an den Arbeitsplatz zu kommen und mit allen Updates und Refreshes durchzustarten. Früher aufstehen? Nein – geplante Flows. Mit geplanten Flows kann jeden Morgen, um beispielsweise sieben Uhr, ein Flow zum Update und Refresh gestartet werden. So werden alle gewünschten Datenbanken aktualisiert, bevor sie es tun können.

Oder, es ist Monatsende. Alle Stunden des vergangenen Monats sollen in ihrem Zeitmanagement-Tool erfasst und Ihrem Kunden zur Abrechnung bereitgestellt werden. Natürlich könnten Sie nun wie die letzten Jahre auch eine Mail an den Organisationverteiler nutzen, um per Copy-Paste die gleiche Mail wie immer rauszuschicken. Sie können jedoch auch einfach einen geplanten Flow initialisieren, der immer um 8 Uhr am letzten Arbeitstag des Monats, alle in der Organisation arbeitenden Mitglieder daran zu erinnern dies zu tun. Einmal aufgesetzt, nie wieder sorgen. Geplante Flows helfen so, repetitive und wiederkehrende Aktionen auf Basis von Datum und Zeit zu automatisieren.

 

Direktflows aka „Manuell getriggerte Flows“

Okay, wir verstehen das. Ein geplanter Flow kommt nicht in Frage, weil Sie dynamisch auf das operative Geschäftsgeschehen reagieren müssen. Die Zahlen zum nächsten Meeting beispielsweise. Nur leider sind vier Excel-Tabellen, zwei SharePoint Listen und eine Cloud-DB im Einsatz. Jetzt wieder in jede Quelle reingehen, die Daten zusammentragen und schauen wie viele Datenpunkte es inzwischen gibt. Das war einmal, jetzt einfach einen Direktflow aufsetzen, sich aus allen Quellen die gewünschten Informationen ziehen und sich und seine Vorgesetzen über eine E-Mail auf den neusten Stand bringen lassen. Direktflows ermöglichen so, über das Klicken eines Buttons per Knopfdruck Flows zu aktivieren und ins Laufen zu bringen.

 

Geschäftsprozessflows aka „Durchleiten eines mehrstufigen Prozesses“

Es ist Urlaubszeit. Aber wie ging das nochmal mit der Beantragung? Kurz in der Dokumentation nachgucken, aber das kostet so viel Zeit… Oder wieder einfach einen Mitarbeitenden Fragen? Weder noch. Jetzt ist ein Geschäftsprozessflow dran. Über einen solchen Flow können Geschäftsprozesse mehrstufig automatisiert werden, in dem Daten umfrageähnlich erhoben und anschließend automatisiert weitergeleitet werden. So kann der Vorgesetzte den Urlaubsantrag direkt erhalten und bestätigen. Folglich können durch Geschäftsprozessflows Daten über einen gesicherten Prozess fehlerfrei erhoben oder Prozesse standarisiert werden.

 

Benutzeroberflächenflows aka (RPA) Aufnehmen von Arbeitsschritten und diese anschließend abspielen lassen

Last but not least, RPA. Bei Benutzeroberflächenflows können Arbeitsschritte aufgezeichnet und mittels RPA automatisiert nachgeahmt werden. So können Verbindungen zu Konnektoren automatisiert hergestellt oder weitere „kompliziertere“ Arbeitsschritte abgebildet werden.

 

Aufbau Automate (Desktop, Service, Kosten/Lizenzmodell)

Zwei Lizenzmodelle

Power Automate kommt mit sechs verschiedenen Lizenzmodellen auf den Markt. Diese lassen sich entweder den „Subscription plans“ oder den „Pay-as-you-go plans“ zuordnen. Subscription plans, also abonnementorientierte Pläne, bitten sie monatsweise zur Kasse, dafür erhalten Sie je nach Plan eine unbestimmte Anzahl an Flow-Ausführungen. Bei den Pay-as-you-go plans, wird lediglich die Ausführung eines Flows bepreist, dafür kein monatlicher Festbetrag.

 

Welches für wen?

Okay, soweit so gut. Doch für wen ist welches Lizenzmodell am besten geeignet? Diese Frage beantwortet Microsoft mit der Unterteilung der zwei Zahlungsmodelle. Organisationen, die eine fixe bzw. fest berechenbare Kostenstruktur präferieren können mit einem Subscription-Plan ihre Ziele am besten erreichen.

Andererseits sind Pay-as-you-go plans die Lösung für Organisationen, die Flexibilität präferieren und nur dann zahlen wollen, wenn sie einen Flow benutzen. Generell lässt sich aber sagen, dass in den meisten Fällen eine Mischung aus beiden Lizenztypen, die beste Lösung darstellt.

 

Lizenzmodelle unter der Lupe

Weiter im Text. Wie sehen die verschiedenen Pläne nun aus?

Subscription

Unter den Subscription plans findet sich ein Pro-Benutzer-Plan, ein Pro-Benutzer-Plan mit beaufsichtigter RPA und ein Pro-Flow-Plan wieder.

  • Pro-Benutzer-Plan:
    Diese Lizenz ermöglicht ein unbegrenztes Erstellen und Benutzen von Flows. Pro Lizenz können eine Vielzahl von Automatisierungen mithilfe von digitaler Prozessautomatisierung (DPA) vorgenommen werden.
    Kostenpunkt: 12,60€ pro Benutzer pro Monat

 

  • Pro-Benutzer-Plan mit beaufsichtigter RPA:
    Lizenzen dieser Art können als Erweiterung des klassischen Pro-Benutzer-Plans gesehen werden. Alles was in der Basislizenz möglich ist, wird auch in dieser Lizenz ermöglicht. Der Unterschied: Die Automatisierung von älteren, nicht cloudbasierten Desktopanwendungen werden durch Robotic Process Atomization (RPA) abgedeckt. Hierbei ist der Nutzer jedoch im sogenannten „betreuten Modus“, d.h. die Ausführung will überwacht werden in dem der Benutzer eingeloggt sein muss.
    Kostenpunkt: 33,70€ pro Benutzer pro Monat

 

  • Pro-Flow-Plan:
    Die letzte Lizenz im Bunde erlaubt eine unbegrenzte Ausführung von einem Flow von unbegrenzt vielen Benutzern. Achtung, diese Lizenz beinhaltet keinen Freifahrtschein für die gesamte Organisation, lediglich ein (DPA-) Flow kann hier so oft von so vielen wie nötig ausgeführt werden.
    Kostenpunkt: 84,30€ pro Flow pro Monat

 

Pay-as-you-go

Bei Pay as you go Plänen wird unterschieden, welcher Natur der Flow entspricht, also cloudbasiert oder On-Premises beziehungsweise betreut oder nicht betreut. Darunter finden sich folgende Optionen wieder. Hierbei wird jedoch ein Azure-Abonnement benötigt.

  • Cloud-Ausgeführte Flows (DPA)
    Kostenpunkt: 0,50€ pro Flow

 

  • Betreute On-Premises Flows (RPA)
    Kostenpunkt: 0,50€ pro Flow

 

  • Unbetreute On-Premises Flows (Flow-Ausführung im Hintergrund, ohne angemeldet zu sein)
    Kostenpunkt: 2,50€ pro Flow

 

Folgende Tabelle zeigt erneut die Unterschiede zwischen einer Attended und einer Unattended Lizenz auf.

Power Automate attended und unattended Flows

Tabelle 01: Vergleich : Vergleich ziwschen „attended“ und „unattended“ Lizenzen

 

 

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Ihre Ansprechpartner

Konstantin Meyer

konstantin.meyer@datalytics-consulting.com